(趣旨)

第1条　この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理)

第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。

(文書の取扱い)

第4条　文書等は、正確かつ迅速に取扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、文書事務を総括するとともに、文書の受領及び発送の事務を掌理する。

(課長及び出先機関の長の職務)

第6条　課長及び出先機関の長(以下「課長」という。)は、課及び出先機関(以下「課」という。)における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。

(文書取扱責任者)

第7条　各課に文書取扱責任者を置く。

(文書の種類等)

第8条　文書の種類は次のとおりとする。

(法規文書等の周知)

第9条　条例、規則は、高浜町公告式条例(昭和39年高浜町条例第20号)の規定により町内の指定掲示場に公示する。また、規程、要綱等公表を要するものについても同様とする。

(法規文書等の審査)

第10条　主管課長は、法規文書のうち条例、規則に係る起案文書については総務課長に合議をし、その審査を受けなければならない。

(文書等の受領)

第11条　本庁に到着した文書及び物品は、総務課において受領するものとする。

(文書等の配付)

第12条　総務課は、前条の規定により受領した文書及び物品を、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の取扱い)

第13条　総合行政ネットワーク文書を受信したときは、総務課の文書取扱責任者が次に定めるところにより処理するものとする。

(主管課の収受)

第14条　主管課は、第12条の規定により文書の配付を受けたときは、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

第15条　各課に直接送達された文書及び物品は、直ちに前条の規定による手続きを経なければならない。

(文書の記号・番号)

第16条　文書の記号は、原則として「高」の字の次に当該課の名称の頭字を加えたものとし、文書の番号は、収受及び発送に一連番号を用い、各課ごとに、毎年1月1日から起し12月31日に終るものとする。

(主管に属さない文書の取扱い)

第17条　主管課長は、配付を受けた文書のうち、その主管に属さないと認められるものがあるときは、その旨を付記して総務課に返さなければならない。

(重要又は異例の文書)

第18条　主管課長は、閲覧した文書のうち重要又は異例のものがあるときは、前条の規定にかかわらず、直ちに上司の閲覧に供し、その処理についての指揮を受けなければならない。

(文書の処理期限)

第19条　文書は、すみやかに処理することを原則とし、処理に日数を要するものは、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。

(起案の方法)

第20条　文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用いなければならない。ただし、次の各号に該当するものはこれによらないことができる。

(起案の要領)

第21条　文書の起案は、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(文書区分等の記入)

第22条　起案者は、起案用紙に起案日を記載し、文書区分及び保存区分の欄の該当箇所に表示しなければならない。

(起案文書の取扱い)

第23条　起案文書には、簡明な件名をつけ、必要に応じ、起案の理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付しなければならない。また、必要に応じ例規、親展、至急等の取扱いを要するものは、欄外にその旨を朱書しなければならない。

(回議及び合議)

第24条　起案文書は、すみやかに決裁権者に回議しなければならない。

第25条　文書の合議を受けた課長は、すみやかに同意又は不同意を決定し、不同意のときは、主管課長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(供覧)

第26条　文書のうち、起案による処理を要しないものは、その受付用紙の伺い欄に「供覧」の旨を表示し、関係者に回付し、その閲覧に供しなければならない。供覧の確認欄が不足するときは、合議・回覧用紙を貼付することとする。

(電話による処理)

第27条　文書に代え電話をもつて届出、通知、申請又は照会があつたときは、受信者はその要旨を記録し、処理しなければならない。

(発送すべき文書の収発簿記入)

第28条　決裁を終えた起案文書(以下「原議書」という。)は、発送を要しないものを除き、文書収発簿に所要事項を記入しなければならない。

(発送者名)

第29条　文書は、町長名又は町名を用いて発送するものとする。ただし、軽易な文書については、課長名又は課名を用いることができる。

(公印の押印)

第30条　発送文書は、原議書と契印をもつて割印し、公印を押さなければならない。ただし、庁内の往復文書その他印刷に付した文書等で軽易なものについては、公印を省略することができる。

(電子署名)

第31条　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書には、公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。ただし、公印の押印を省略することができるものは、電子署名を省略することができる。

(公印規程の準用)

第32条　前条第2項の規定による請求は、高浜町公印規程第9条第1項に規定する手続により行うものとする。この場合において、請求者は、同項に規定する押印簿に電子署名である旨を記載するものとする。

(文書の発送手続)

第33条　主管課長は、文書を発送するときは、区長あて及び配達可能な文書を除くほかは、総務課発送文書箱に入れ処理しなければならない。

第34条　総務課は、発送文書を整理して、その日に発送しなければならない。

(総合行政ネットワークによる文書の発信)

第35条　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、総務課の文書取扱責任者が送信するものとする。

(郵便切手受払簿等の備付)

第36条　総務課長は、郵便切手等受払簿(様式第8号)、後納郵便料金差出表(様式第9号)を備え付け、常に受払い及び支払いを明らかにしておかなければならない。

(時間外文書等の取扱い)

第37条　休日及び正規の時間外における文書及び物品の受領並びに配送は、当直者が行う。

(当直中の文書物品の発送)

第38条　休日及び正規の時間外に文書又は物品を発送しようとするときは、当該文書又は物品を当直者に回付しなければならない。

(当直中の文書物品受領)

第39条　当直者が受領した文書及び物品は、次の各号により処理しなければならない。

(電子メール等の利用)

第40条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)を利用することができる。

(対象文書)

第41条　前条の規定により電子メール等を利用することができる施行文書は、第30条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書とする。

(対象機関等)

第42条　前条の施行文書の相手方は、町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メール等を利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行)

第43条　電子メール等を利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

(収受)

第44条　文書取扱責任者は、電子メール等の利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱責任者が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

(文書の分類と登録)

第45条　主管課長は、毎年度当初、文書分類表(別表1)及び文書保存期間基準表(別表2)に基づき、所管事務の文書保存期間表(様式第10号)を調整し事務所ファイル登録表(様式第11号)を作成しなければならない。

(文書の保存期間)

第46条　文書の保存期間の区分は、法令(条例、規則等を含む。)等に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号に定めるところによる。

(保存期間の起算)

第47条　前条に定める保存期間は、暦年によるものは文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から、会計年度によるものは文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の編さん)

第48条　文書の編さんは、次の各号に定めるところによる。

(主管課長の文書の保管)

第49条　主管課長は、完結文書等を保存期間の起算日から1年間文書活用のため事務所に保管することができる。

(書庫への移管)

第50条　完結文書の引継ぎは、保存期間が1年の文書を除き、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌々年の6月30日までに、会計年度文書は、その完結した日の属する年度の翌々年度の6月30日までに、主管課長において、書庫に移管し収蔵するものとする。ただし、機密に属する文書その他重要な書類で主管課において保管することが適当と認められるものは、主管課長が保管することができる。

(書庫の管理)

第51条　総務課長は、書庫を総括管理し、各課の所管に属する文書については、主管課長が管理するものとする。

(閲覧の手続)

第52条　書庫に保存中の文書を閲覧又は借覧しようとする職員は、書庫備付けの書庫保存文書持出簿(様式第12号)に必要事項を記載して主管課長の承認を得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第53条　総務課長は、毎年度末に保存期間が満了した廃棄対象リストを作成し所管課長に送付しなければならない。